E-Mails anonymisieren, bevor sie in einen KI-Prompt kommen

Sichten Sie Von, An, CC und Betreff ebenso wie den Nachrichtentext. Eine persönliche E-Mail-Adresse enthält häufig bereits einen Namen. In der Signatur stehen zusätzlich Anschrift, Durchwahl und Funktion. Zitierte Antworten können dieselben Angaben mehrfach enthalten, teils in anderer Schreibweise.

Prüfen Sie auch Kundennummern, Bestellkennungen und persönliche Links. Ein Link auf ein Kundenportal kann eine Kennung oder einen Zugriffstoken enthalten. Anhänge werden durch das Bearbeiten des E-Mail-Texts nicht automatisch geschützt. Entscheiden Sie für jeden Bestandteil, ob er für die gewünschte Zusammenfassung oder Antwort erforderlich ist.

Soll die KI eine höfliche Antwort auf eine technische Störung formulieren, benötigt sie das Problem und gegebenenfalls die Produktversion. Name, private Telefonnummer und vollständige Signatur sind häufig unnötig. Erhalten Sie unterschiedliche Rollen, damit aus der Nachricht klar bleibt, wer berichtet und wer antworten soll.

Original:
Von: Anna Vogel <anna@example.org>
Seit dem Update auf Version 3.2 startet der Export nicht. Bitte rufen Sie mich unter 030 1234567 an.

Vorbereiteter Prompt:
Formuliere eine höfliche Antwort auf dieses Ticket:
⟨PERSON_1⟩ meldet: Seit dem Update auf Version 3.2 startet der Export nicht. Rückruf an ⟨PHONE_1⟩ gewünscht.

Kopieren Sie nur die nötigen Textteile in das kostenlose Persona-Text-Tool. Es verarbeitet den Text über lokale Regeln im Browser und sendet ihn dafür nicht an einen Erkennungsserver. Diese Regeln finden typische Formate; Namen und ungewöhnliche Angaben können übersehen werden. Prüfen Sie deshalb das Ergebnis vor dem Kopieren in eine KI-Anwendung.

Die Zuordnung erlaubt es, Platzhalter später wieder zu verstehen. Halten Sie sie getrennt und geben Sie sie nicht in denselben Modellprompt. Bei einem langen Verlauf prüfen Sie zusätzlich, ob unterschiedliche Schreibweisen derselben Person verschiedene Platzhalter erzeugen. Für automatisierte Verarbeitung können Sie die modellbasierte Text-API in Ihre Anwendung integrieren.

1. Unnötige Kopfzeilen und vollständige Signaturen entfernen.
2. Den benötigten Verlauf als Text bearbeiten.
3. Namen, Kennungen, Links und indirekte Hinweise kontrollieren.
4. Nur den geprüften Text an die KI übergeben.
5. Antwort vor der Verwendung prüfen und bei Bedarf korrekt zuordnen.

Bei einer Integration in ein Ticketsystem sollte der Schutz vor dem Zusammensetzen des endgültigen Modellkontexts überprüft werden. CRM-Daten oder ältere Notizen können nachträglich wieder Originalangaben ergänzen. Prüfen Sie auch Protokolle und Fehlerberichte auf vollständige Nachrichteninhalte.

Bearbeiten Sie Anhänge nach ihrem Format und übernehmen Sie Berechtigungen aus dem Quellsystem. Eine automatisierte Erkennung ist keine Freigabe, beliebige Kundendaten an einen Dienst weiterzugeben. Zweck, notwendige Daten und die konkreten Datenschutzanforderungen gehören weiterhin zum Workflow.

Die technische Beschreibung bezieht sich auf die Persona-Werkzeuge und ihre dokumentierten Grenzen. Prüfen Sie Erkennung und Export vor der Verwendung mit Ihren eigenen Dokumenttypen.

• DSGVO im amtlichen Volltext: Begriffe, Datenminimierung und Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere Art. 4, 5, 25 und 32.
• Persona-API-Dokumentation: Endpunkte, Authentifizierung und Antwortfelder.
• Pseudonymisierung und Anonymisierung unterscheiden: Einordnung von Platzhaltern und Zuordnung.